Beste To-do-App 2026: Android & iPhone, auch kostenlos

Die Suche nach der besten To-do-Liste-App endet selten dort, wo die Bestenlisten sie hinschicken. Die meisten Artikel krönen einen Sieger, du lädst ihn runter, und nach zwei Wochen liegt die App wieder im App-Drawer-Friedhof. Das Problem ist fast nie die App. Es ist die Frage: Welche passt zu deinem Arbeitsalltag, deinen Geräten und deinem Budget?

Deshalb hier kein „die eine App, die alles löst". Stattdessen: Was die gängigen Kandidaten 2026 wirklich können, wo sie kostenlos aufhören — und woran du erkennst, welche zu dir passt, wenn du Aufgaben, Kundenprojekte und Deadlines verwaltest. Auf Android, auf dem iPhone, und ohne dass du erst eine Anleitung lesen musst.

Was eine To-do-App können muss (und was nur nett ist)

Die Grundfunktionen sind bei allen ähnlich: Aufgaben anlegen, ein Fälligkeitsdatum setzen, abhaken, wiederkehrende Aufgaben, Erinnerungen. Das ist Pflicht. Spannend wird es bei den Sachen, an denen Apps im Arbeitsalltag scheitern.

Drei Dinge entscheiden, ob du eine App nach einem Monat noch benutzt:

• Wie schnell du etwas reinbekommst. Wenn das Erfassen einer Aufgabe mehr als ein paar Sekunden dauert, machst du es zwischen zwei Terminen nicht. Dann bleibt die Zusage im Kundengespräch unnotiert — und fällt dir erst wieder ein, wenn es zu spät ist.
• Wo sie läuft. Eine App nur auf dem iPhone ist gut — bis du am Windows-Rechner sitzt, am Desktop deine Woche planst oder eine Liste mit einem Subunternehmer teilen willst, der Android hat.
• Wann sie Geld kostet. Fast alle sind „kostenlos". Die Frage ist, welche Funktion hinter der Bezahlschranke liegt, die du genau dann brauchst, wenn du dich eingearbeitet hast und mitten in einem Projekt steckst.

Alles andere — Themes, Statistiken, Karma-Punkte — ist nett, aber kein Grund zum Wechseln. Lass dich davon nicht blenden.

Die gängigen Kandidaten im ehrlichen Vergleich

Todoist — die solide Allzweck-Wahl

Todoist gilt in vielen Tests 2026 als Allrounder: schnelles Erfassen in natürlicher Sprache („Angebot Müller Freitag 17 Uhr" wird automatisch ein Termin mit Fälligkeitsdatum), läuft auf praktisch allem, synchronisiert zuverlässig. Inzwischen gibt es auch eine KI-Funktion namens Todoist Assist mit Sprach-zu-Aufgabe.

Der Haken steckt im Gratis-Tarif: Der kostenlose Plan ist laut Todoist auf 5 aktive Projekte begrenzt, ohne Erinnerungen und ohne Dateianhänge. Wer mehr will — und mit mehreren Kunden kommst du schnell über fünf Projekte —, zahlt seit der Preiserhöhung Ende 2025 für Pro 5 Dollar im Monat (jährlich, rund 60 Dollar im Jahr). Für ein Werkzeug, mit dem du täglich arbeitest, fair — aber eben nicht gratis, sobald du es ernst meinst.

TickTick — viel in einer App

TickTick packt mehr in eine App als die meisten: Aufgaben, eine Kalenderansicht, Gewohnheits-Tracker, Pomodoro-Timer. Wenn du nicht drei Apps nebeneinander für Aufgaben, Termine und fokussierte Arbeitsblöcke willst, ist das praktisch. Der kostenlose Plan erlaubt bis zu 5 Gewohnheiten und die Kalenderansicht, ist aber auf 9 Listen mit je 99 Aufgaben gedeckelt.

Premium kostet rund 36 Dollar im Jahr — günstiger als Todoist und mit mehr eingebauten Extras. Der Preis dafür: TickTick fühlt sich voller an. Wer nur eine schlichte Liste für die Wochenplanung will, hat hier mehr Knöpfe, als er braucht.

Microsoft To Do — die ehrliche Gratis-Option

Microsoft To Do ist die kostenlose App, die in den meisten Vergleichen als bestes Gratis-Angebot durchgeht — komplett ohne Bezahlschranke. Sie kann Listen, Fälligkeiten, Erinnerungen, wiederkehrende Aufgaben und die „Mein Tag"-Planung, und sie läuft auf iOS, Android, Windows, Mac und im Web. Wer ohnehin mit Outlook und Teams arbeitet, bekommt das obendrauf integriert — Aufgaben aus E-Mails landen direkt in der Liste.

Für viele Selbstständige reicht das völlig. Die Grenzen: keine echte Erkennung natürlicher Sprache beim Erfassen, keine tiefe Projektstruktur, und außerhalb des Microsoft-Kosmos wirkt sie etwas blass.

Apple Reminders & Google Tasks — die Eingebauten

Die unterschätzten Optionen. Apple Reminders ist auf jedem iPhone schon drauf, kann inzwischen ziemlich viel und kostet nichts — solange du im Apple-Universum bleibst. Sobald ein Kunde oder Partner mit Android mitarbeiten soll, wird's eng. Google Tasks ist das schlanke Gegenstück, gut verzahnt mit Gmail und Kalender, aber funktional sehr reduziert — Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben gibt es, mehr aber kaum.

Bevor du eine neue App suchst: Probier erst, was schon auf deinem Gerät ist. Für eine überschaubare Auftragslage reicht es oft.

Things 3 — schön, aber Apple-only

Things 3 ist die ruhigste, am schönsten gestaltete App der Liste — und reine Apple-Sache. Kein Abo, dafür Einmalkauf pro Gerät (rund 50 Dollar für die Mac-Version). Wenn du nur Apple-Geräte nutzt und Wert auf eine aufgeräumte Oberfläche legst, ist das eine Überlegung wert. Für alle anderen scheidet es schon an der Plattform aus.

Die fünf Funktionen, an denen sich Apps wirklich unterscheiden

Auf dem Papier können alle dasselbe. Im Arbeitsalltag liegen die Unterschiede in den Details, über die kaum jemand redet. Diese fünf Punkte entscheiden mehr als jede Bestenliste:

Wiederkehrende Aufgaben. Monatliche Rechnungen, der wöchentliche Newsletter, die Umsatzsteuer-Voranmeldung zum Zehnten — ein großer Teil deiner Arbeit wiederholt sich in festen Takten. Gute Apps lassen dich „jeden zweiten Donnerstag" oder „jeden 10. im Monat" in einem Satz anlegen. Schwache Apps zwingen dich durch drei Menüs. Wenn wiederkehrende Aufgaben bei dir der Normalfall sind, teste genau das zuerst.

Erinnerungen mit Uhrzeit. Eine Aufgabe ohne Erinnerung ist nur ein Eintrag, den du nicht ansiehst — und eine verpasste Deadline gegenüber einem Kunden kostet mehr als ein paar Euro Abo. Bei Todoist liegt genau diese Funktion im Gratis-Tarif hinter der Schranke, ein Punkt, der überrascht, wenn man sich schon eingewöhnt hat. Prüf, ob du die Erinnerung an Zeitpunkt und Ort knüpfen kannst.

Kalender-Ansicht. Manche denken in Listen, andere in Tagen. Wer planen will, wann welches Projekt drankommt und wo noch Luft für einen neuen Auftrag ist, braucht eine echte Kalenderansicht — nicht nur eine Liste mit Datum. TickTick und Todoist können das, die Eingebauten meist nur halb.

Projekte und Ordnung. Sobald du mehrere Kunden parallel betreust, brauchst du Struktur: Projekte, Unterlisten, Kategorien — pro Kunde, pro Auftrag, pro Phase. Microsoft To Do bleibt hier flach, Todoist und TickTick lassen dich tiefer schachteln. Mehr ist nicht automatisch besser — nur nötig, wenn deine Auftragslage es nötig macht.

Schnelles Erfassen. Der unterschätzteste Punkt. Kannst du eine Aufgabe in zwei Sekunden hinzufügen, oder musst du erst tippen, Datum wählen, Projekt zuordnen? Wer Aufgaben verwalten will, ohne dass das Verwalten selbst zur Aufgabe wird, achtet hier am genauesten hin — gerade wenn der Einfall mitten im Kundentermin kommt.

Geh diese fünf bei deinem Favoriten einmal durch. Eine App, die vier davon gut macht und eine ignoriert, kann trotzdem die richtige sein — solange die ignorierte dir egal ist.

Android oder iPhone — macht das einen Unterschied?

Kurz: weniger, als man denkt. Die großen Apps — Todoist, TickTick, Microsoft To Do — sind auf Android und iPhone praktisch gleichwertig, dazu im Web. Du kannst unterwegs auf dem Handy erfassen und am Schreibtisch im Browser weiterplanen, deine Daten wandern mit.

Der Unterschied liegt bei den Eingebauten. Auf dem iPhone ist Apple Reminders schon da und tief im System verankert — Siri, Sperrbildschirm, Teilen. Auf Android übernimmt Google Tasks diese Rolle, ist aber spürbar schlanker. Wer plattformübergreifend arbeitet oder Listen mit Partnern und Auftraggebern teilt, fährt mit einer der App-Store-Apps besser als mit der Werks-Lösung. Wer nur ein Gerät nutzt, sollte die Eingebaute zuerst ernsthaft ausprobieren, bevor er etwas Neues lernt.

So findest du deine App in 5 Schritten

Statt zehn Apps durchzuprobieren, geh es einmal kurz strukturiert an:

1. Plattformen klären. Schreib auf, welche Geräte mitspielen müssen — nur iPhone? iPhone plus Windows-PC? Teilen mit einem Subunternehmer auf Android? Das streicht die Hälfte der Kandidaten sofort.
2. Eine Kernfrage stellen. Willst du eine reine Liste oder ein kleines System mit Kalender und Projektstruktur? Schlicht → Microsoft To Do oder Apple Reminders. Mehr → TickTick oder Todoist.
3. Gratis-Grenze prüfen. Schau, welche Funktion im freien Tarif fehlt — und ob du sie überhaupt brauchst. Erinnerungen und die Projektgrenze sind oft der Knackpunkt.
4. Eine Woche testen, nicht installieren-und-vergessen. Pack echte Aufgaben aus deinen laufenden Projekten rein. Eine App, die du eine Woche durchhältst, ist besser als die theoretisch beste.
5. Erst dann zahlen. Wechsle nur ins Abo, wenn dich konkret eine Grenze nervt. Nicht vorbeugend.

Dieser Filter spart dir mehr Zeit als jeder Testbericht. Wer tiefer ins Strukturieren einsteigen will, findet in unserem Guide zur To-do-Liste, die im Alltag hält das passende Vorgehen — die App ist nur das Werkzeug dahinter. Und wenn du noch unsicher bist, was überhaupt zuerst drankommt, wenn fünf Kunden gleichzeitig etwas wollen, hilft der Beitrag Aufgaben priorisieren: die richtigen Dinge zuerst.

Kostenlos heißt nicht gleich kostenlos

„To-do-Liste-App kostenlos" ist als Suchbegriff verständlich, aber trügerisch. Fast jede App nennt sich kostenlos. Der Unterschied liegt darin, wo die Schranke steht.

Microsoft To Do und Apple Reminders sind komplett gratis und decken den Normalbedarf ab. Bei Todoist und TickTick ist die Gratis-Version ein Schaufenster — funktional, aber bewusst so beschnitten, dass du nach einigen Wochen über das Abo nachdenkst. Spätestens, wenn dein sechster Kunde dazukommt und du an der Projektgrenze ansteht. Das ist kein Betrug, nur ein Geschäftsmodell. Du solltest es nur kennen, bevor du dein ganzes System auf etwas aufbaust, das später Geld kostet.

Ein zweiter Punkt bei KI-Funktionen: Manche Apps rechnen pro Nutzung ab oder begrenzen die Anfragen im Monat. Wenn du die Sprach- oder KI-Erfassung im Tagesgeschäft wirklich nutzt, lohnt der Blick, ob es eine Flatrate gibt — sonst zahlst du pro Aufgabe, die du erfassen willst, und das summiert sich.

Wenn mehr offen ist, als auf die Liste passt

Manche scheitern nicht an der App, sondern am Erfassen selbst. Wenn zwischen Kundentermin, Angebot und Rückruf fünf neue Aufgaben gleichzeitig dazukommen, ist Tippen plus Datum-Setzen plus Projekt-Zuordnen zu viel — die Aufgabe ist vergessen, bevor sie auf der Liste landet. Genau für solche Phasen mit zu vielen offenen Baustellen gibt es Apps, die auf schnelle Sprach- oder Texterfassung setzen, damit du den Überblick behältst statt eine Zusage zu verlieren.

Questlist ist so eine: Du sprichst oder tippst den Wust roh rein, die KI macht daraus Aufgaben mit Termin, Priorität und Kategorie. Gedacht für Selbstständige, die viele Projekte parallel jonglieren und unterwegs erfassen müssen. Keine Allheilbehauptung — nur ein anderer Schwerpunkt als die Klassiker oben. Mehr zu diesem Ansatz steht im Beitrag über KI-Aufgabenplaner und Voice-to-Task.

Am Ende zählt nicht, welche App eine Bestenliste anführt, sondern welche du in einem Monat noch öffnest, wenn das Tagesgeschäft drückt. Nimm die, die zu deinen Geräten passt, schnell genug ist und dich nicht mit Funktionen erschlägt. Den Rest klärt die Praxis.

FAQ

Welche To-do-App ist 2026 die beste? Es gibt keine, die für alle die beste ist. In vielen Tests gilt Todoist als solider Allrounder, TickTick als das beste Gesamtpaket für den Preis und Microsoft To Do als beste Gratis-Option. Welche zu dir passt, hängt von deinen Geräten und davon ab, wie viele Kunden und Projekte du parallel verwaltest.

Gibt es eine wirklich kostenlose To-do-App ohne Bezahlschranke? Ja. Microsoft To Do ist komplett kostenlos und cross-plattform, Apple Reminders ist auf jedem iPhone eingebaut. Beide decken eine überschaubare Auftragslage ab, inklusive wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen. Bei Todoist und TickTick ist der Gratis-Tarif funktional, aber bewusst begrenzt.

Welche App passt für Android und iPhone gleichzeitig? Todoist, TickTick und Microsoft To Do laufen auf beiden Systemen plus Web. Apple Reminders und Things sind Apple-only. Wenn du Listen mit Partnern oder Auftraggebern auf gemischten Geräten teilst, fallen die Apple-Eigenen raus.

Welche App kann Aufgaben per Sprache erfassen? Todoist erkennt natürliche Sprache beim Tippen und hat mit Assist eine Sprachfunktion, TickTick bietet Spracheingabe, und Apps wie Questlist sind ganz darauf ausgelegt. Apple Reminders nimmt Aufgaben über Siri entgegen. Microsoft To Do und Google Tasks sind hier am schwächsten.

Wie richte ich wiederkehrende Aufgaben ein? In den meisten Apps legst du eine Aufgabe an und wählst beim Fälligkeitsdatum eine Wiederholung — täglich, wöchentlich, „jeden ersten Montag". Todoist und TickTick verstehen das auch direkt im Text. Teste diese Funktion zuerst, wenn sich dein Arbeitsalltag in festen Takten wiederholt.

Lohnt sich der Wechsel von der eingebauten App? Erst wenn dich etwas Konkretes stört — fehlende Erinnerungen, keine Synchronisation, kein schnelles Erfassen, keine Projektstruktur für mehrere Kunden. Solange Apple Reminders oder Google Tasks reichen, gibt es keinen Grund, eine neue App zu lernen.

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Quellen: Todoist Pricing · TickTick Pricing 2026 (AIToolPick) · Apple Reminders vs Microsoft To Do (Akiflow) · Best To-Do List Apps 2026 (The Software Scout)