Todoist-Alternative: die besten Apps 2026

Todoist ist gut. Schnelle Erfassung, läuft auf allem, synchronisiert zuverlässig. Trotzdem suchst du eine Todoist-Alternative — und dafür gibt es meist einen konkreten Grund. Vielleicht hat dich das Preis-Update im Dezember 2025 geärgert, das die Pro-Pläne zum ersten Mal seit 2022 spürbar teurer gemacht hat. Vielleicht nerven dich die fünf Projekte im Gratis-Plan, obwohl du längst mehr Kundenprojekte gleichzeitig laufen hast. Vielleicht willst du einfach kein weiteres Abo, oder dir fehlt ein Kalender, ein Habit-Tracker, etwas Deutsches. Dieser Artikel sortiert die ehrlichen Alternativen nach Bedürfnis statt nach Ranking-Punkten. Keine App ist für alle die beste — also schauen wir, welche zu welcher Arbeitsweise passt.

Was Todoist gut macht — und wo es hakt

Bevor du wechselst, lohnt der nüchterne Blick auf das, was du aufgibst. Todoist nimmt Eingaben in natürlicher Sprache entgegen ("Montag 9 Uhr Angebot an Kunde X"), hat eine saubere Struktur für Projekte, Filter, und Apps für wirklich jede Plattform.

Die Reibungspunkte sind ebenfalls klar. Der Gratis-Plan ist auf fünf aktive Projekte gedeckelt, ohne Erinnerungen und ohne Datei-Anhänge. Pro kostet seit dem Preis-Update 5 US-Dollar im Monat bei Jahreszahlung, 7 bei monatlicher — laut Analysen ein Aufschlag von 25 bis 40 Prozent je nach Abrechnungsmodus. Wer mehr will als eine reine Liste, etwa Kalender oder Gewohnheiten, muss zahlen oder die Funktion separat besorgen.

Das ist kein Drama, aber es ist der Punkt, an dem die meisten anfangen, sich umzusehen.

TickTick: der naheliegendste Todoist-Ersatz

Wenn du Todoist magst, aber mehr in einer App haben willst, ist TickTick der direkteste Todoist-Ersatz. Die Bedienung fühlt sich ähnlich an, die Datums-Erkennung beim Tippen funktioniert, und dann kommt das, wofür Todoist extra kassiert: ein eingebauter Kalender, ein Pomodoro-Timer und ein Habit-Tracker — alles im selben Tool.

Beim Preis liegt TickTick darunter. Premium kostet rund 36 US-Dollar im Jahr, also etwa 3 Dollar pro Monat bei Jahreszahlung. Der Gratis-Plan ist brauchbar, aber eng geschnitten: neun Listen, bis zu fünf Gewohnheiten, eine begrenzte Zahl Aufgaben pro Liste.

Stärke: mehr Funktionen fürs Geld, alles unter einem Dach. Schwäche: Wer nur eine schlanke Liste will, dem ist das schon zu viel. Die Oberfläche ist voller als bei Todoist.

Things 3: schön, ruhig — und nur für Apple

Things 3 ist die Antwort für alle, die ein Werkzeug wollen, das sich gut anfühlt statt nach Funktionsliste schreit. Klares Design, ruhige Bedienung, keine Ablenkung. Wer im Apple-Kosmos lebt, findet hier oft sein Lieblings-Tool.

Zwei Dinge musst du wissen. Erstens: Es gibt keine Android-Version, keinen Windows-Client und keine Web-App. Du bist im Apple-Garten eingesperrt. Zweitens: Things wird pro Plattform einmalig gekauft — kein Abo. Für Mac, iPhone und iPad zusammen landest du bei rund 80 US-Dollar einmalig.

Stärke: einmal zahlen, kein Abo, herausragendes Design. Schwäche: nur Apple, keine Funktionen für gemeinsame Arbeit, kein Kalender im klassischen Sinn.

Microsoft To Do: die beste kostenlose Alternative

Wenn dein Hauptgrund "kein Abo, bitte" lautet, schau dir Microsoft To Do an. Es ist komplett kostenlos, ohne Premium-Stufe und ohne gesperrte Funktionen — geteilte Listen, die "Mein Tag"-Planung, Erinnerungen und Sync über alle Geräte sind drin.

Der Haken ist die Tiefe. Für simple Listen und tägliche Aufgaben reicht es bequem. Sobald du mehrere Kundenprojekte mit Unterstruktur, Filtern oder Automatisierung verwalten willst, stößt du an Grenzen. Sinnvoll ist die App vor allem, wenn du ohnehin Outlook und Microsoft 365 nutzt — die Integration ist dann der eigentliche Gewinn.

Stärke: wirklich gratis, solide Basis, gute Microsoft-Anbindung. Schwäche: wenig Tiefe für komplexere Aufgaben-Systeme.

Open Source und selbst gehostet: wenn dir deine Daten gehören sollen

Ein Grund taucht in Foren immer wieder auf: Manche wollen schlicht nicht, dass ihre komplette Aufgabenliste auf einem fremden Server liegt. Wenn deine Daten dir gehören sollen, lohnt der Blick auf quelloffene Tools, die du selbst hosten kannst.

Der bekannteste Kandidat ist Vikunja — quelloffen, selbst gehostet oder als gehostete Variante, mit Listen, Kanban, Kalender-Ansicht und Erinnerungen. Wer ohnehin schon eine eigene Cloud betreibt, findet außerdem die Aufgaben-Funktion in Nextcloud Tasks, die über den offenen CalDAV-Standard synchronisiert und sich so an viele Apps anbinden lässt.

Sei ehrlich zu dir: Selbst hosten heißt, du kümmerst dich um Updates, Backups und darum, dass der Server läuft. Das ist für die meisten kein Spaziergang. Wenn dir aber wichtig ist, wo deine Daten liegen und wer sie nutzen kann, ist genau das der Preis, den du zahlst — und für manche ist er es wert.

Stärke: volle Kontrolle über deine Daten, kein Abo, anpassbar. Schwäche: Einrichtung und Pflege kosten Zeit und technisches Verständnis.

Für Projekte mit mehreren Beteiligten: wenn die Liste zum Plan wird

Nicht jeder sucht eine reine Aufgabenliste. Manche merken erst beim Umsehen, dass sie eigentlich etwas brauchen, das Projekte mit mehreren Beteiligten, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten abbildet. Dafür ist Todoist eigentlich zu klein gedacht — und die meisten klassischen Alternativen auch.

Hier landest du schnell bei Werkzeugen wie Asana oder ClickUp: Sie bieten Bretter, Zeitleisten und die Möglichkeit, Aufgaben jemandem zuzuweisen und voneinander abhängig zu machen. Das ist mächtig, hat aber einen Preis jenseits des Geldes — der Einrichtungsaufwand ist groß, und für eine einzelne Person ist das oft, als würdest du mit einem Bagger ein Blumenbeet umgraben.

Die Faustregel: Geht es nur um deine eigenen Aufgaben, bleib bei einer schlanken App. Sobald regelmäßig mehrere Leute an denselben Dingen arbeiten und du den Überblick über Abhängigkeiten verlierst, ist ein größeres Tool den Aufwand wert. Eine Notion-Alternative für Aufgaben kann hier der ruhigere Mittelweg sein, wenn dir die ganz großen Werkzeuge zu schwer sind.

So findest du in fünf Schritten deine Alternative

Statt zehn Apps zu testen, beantworte vorher ein paar Fragen. Das spart dir den halben Sonntag.

1. Plattform klären. Nutzt du Android oder Windows? Dann fällt Things raus. Bist du rein Apple, ist Things ein echter Kandidat.
2. Abo oder Einmalkauf? Stört dich monatliches Zahlen grundsätzlich, schau auf Things (Einmalkauf), Microsoft To Do (gratis) oder ein quelloffenes Tool.
3. Liste oder Plan? Brauchst du nur eine Liste, reicht Microsoft To Do. Willst du Kalender, Gewohnheiten und Timer dazu, ist TickTick stärker. Arbeiten mehrere an denselben Projekten, denk über ein größeres Tool nach.
4. Wie wichtig sind dir deine Daten? Soll nichts auf fremden Servern liegen, führt der Weg zu Open Source und selbst Hosten — mit dem Aufwand, der dazugehört.
5. Wie erfasst du Aufgaben? Tippst du am Schreibtisch, oder fällt dir zwischen zwei Kundenterminen ständig etwas ein? Daran entscheidet sich, ob schnelle Eingabe oder Sprach-Erfassung der wichtigere Faktor ist.

Wer hier ehrlich antwortet, hat die Auswahl meist auf zwei Apps eingedampft. Und wenn du noch unsicher bist, hilft ein Blick darauf, wie du deine To-do-Liste überhaupt sauber führst — denn die beste App rettet keine chaotische Liste.

Ein praktisches Beispiel: vom Frust zur passenden App

Nehmen wir Sarah, selbstständige Grafikerin mit fünf, sechs parallelen Kundenprojekten. Ihr Ärger mit Todoist: Sie nutzt ein Android-Handy, will keine zweite App für Termine und Abgabe-Deadlines, und zwischen Kundenterminen fallen ihr ständig To-dos ein — eine offene Korrektur, eine Rechnung, eine Rückfrage —, die bis zum Schreibtisch wieder weg sind.

Schritt eins streicht Things — kein Android. Schritt zwei zeigt: Sie will Aufgaben und Termine in einem, also wird TickTick interessant, weil Kalender und Deadlines dort mit den Aufgaben zusammenliegen. Bleibt das eigentliche Problem: das Erfassen zwischendurch. Genau hier hilft keine vollere Funktionsliste, sondern ein schnellerer Weg rein. Sarahs Lösung war am Ende eine Mischung — TickTick als Heimat ihrer Projektlisten, plus ein zweiter Weg, eine Aufgabe sofort festzuhalten, statt sie bis zum Abend mit sich herumzuschleppen.

Der Punkt: Deine konkrete Reibung führt dich zur App, nicht die längste Vergleichstabelle.

Der Punkt, den die meisten Listen übersehen

Fast jeder Vergleich dreht sich um Funktionen: Wie viele Projekte, welche Filter, welche Integrationen, welcher Preis. Die eigentliche Frage ist aber: Wie kommen Aufgaben überhaupt in die App?

Todoist und die meisten Alternativen sind im Kern auf Tippen ausgelegt. Das funktioniert am Schreibtisch. Im Arbeitsalltag aber — zwischen zwei Terminen, im Auto, mitten im Kundengespräch — ist Tippen die Hürde, an der Aufgaben verloren gehen. Genau dieser Moment entscheidet, ob eine offene Rechnung oder eine Deadline auf der Liste landet oder durchrutscht.

Hier setzt Questlist an: Du sprichst die Aufgabe einfach aus, und die KI macht daraus einen Eintrag mit Termin, Priorität und Kategorie. Mobile-first, deutsch, mit fairer Flatrate statt Token-Spielchen. Kein Ersatz für alle Todoist-Stärken, aber ein anderer Ansatz für Selbstständige mit vielen offenen Baustellen, die selten am Schreibtisch erfassen. Wenn dich das Thema Sprach-Erfassung interessiert, lohnt der Blick auf KI-Aufgabenplaner und Voice-to-Task.

FAQ

Gibt es eine kostenlose Todoist-Alternative? Ja. Microsoft To Do ist komplett gratis, ohne Premium-Stufe — geteilte Listen, Erinnerungen und Sync inklusive. TickTick und Todoist selbst haben brauchbare, aber begrenzte Gratis-Pläne. Für eine simple Liste reicht die kostenlose Variante fast immer.

Was ist die beste Todo-App als Todoist-Ersatz? Es gibt keine, die für alle die beste ist. TickTick ist der nächste Verwandte mit mehr Funktionen, Things 3 die schönste Apple-Lösung ohne Abo, Microsoft To Do die solide Gratis-Basis. Welche "die beste" ist, hängt von Plattform, Budget und deiner Art zu erfassen ab.

Gibt es eine Open-Source-Alternative zu Todoist? Ja. Vikunja ist quelloffen und lässt sich selbst hosten, ebenso die Aufgaben-Funktion in Nextcloud. Du bekommst damit volle Kontrolle über deine Daten, übernimmst aber auch Einrichtung und Pflege. Für technisch Versierte eine echte Option, für alle anderen eher Aufwand als Entlastung.

Welche Alternative funktioniert ohne KI und ohne Datensammeln? Wer keine KI und kein Sammeln seiner Daten will, ist mit selbst gehosteten Tools wie Vikunja oder Nextcloud am besten bedient — dort bleiben die Aufgaben auf deinem Server. Auch Things 3 speichert sparsam und verkauft keine Daten weiter. Lies im Zweifel die Datenschutz-Angaben, statt dem Marketing zu glauben.

Kann ich meine Daten von Todoist mitnehmen? Todoist erlaubt den Export deiner Projekte, und die meisten Alternativen bieten einen Import oder zumindest CSV-Übernahme. Teste den Umzug mit ein, zwei Projekten, bevor du komplett wechselst — so siehst du, was sauber rüberkommt und was du nacharbeiten musst.

Lohnt sich der Wechsel überhaupt? Nur, wenn du einen klaren Grund hast: Preis, fehlende Funktion, falsche Plattform, Datenschutz oder eine andere Art zu erfassen. Wechselst du ohne Grund, verlierst du nur Zeit mit Einrichten. Todoist ist solide — die Frage ist, ob eine Alternative deinen konkreten Schmerzpunkt besser löst.

Kurz gesagt

Die ehrlichste Antwort auf "welche Todoist-Alternative?" ist eine Gegenfrage: Was stört dich konkret? Für mehr Funktionen ohne Aufpreis nimmst du TickTick, für Apple-Eleganz ohne Abo Things 3, für eine gratis Basis Microsoft To Do, für volle Daten-Kontrolle ein quelloffenes Tool zum selbst Hosten. Und wenn dein Problem nicht die Funktionsliste ist, sondern dass dir zwischen Kundenprojekten und Deadlines ständig Aufgaben entfallen, dann brauchst du keine andere Liste — sondern einen schnelleren Weg, sie im Moment des Aufkommens festzuhalten.