TickTick-Alternative: schlanke Apps fürs Aufgabenmanagement

TickTick ist eine Schweizer-Taschenmesser-App: To-do-Liste, Kalender, Habit-Tracker, Pomodoro-Timer, Eisenhower-Matrix, Notizen — alles in einer Oberfläche. Für viele ist genau das der Reiz. Für andere ist es der Grund zu gehen. Wenn du als Selbstständiger eine TickTick-Alternative suchst, liegt das meistens an einer von zwei Sachen: Dir ist die App zu vollgestopft, oder die Free-Version stößt an Grenzen, die dich im Tagesgeschäft ausbremsen.

Dieser Artikel sortiert die Alternativen nicht nach „Platz 1 bis 10", sondern nach Schwerpunkt. Denn die richtige App hängt davon ab, was dich an TickTick eigentlich stört. Erst der ehrliche Grund, dann der passende Ersatz.

Warum Selbstständige von TickTick weg wollen

Drei Gründe tauchen immer wieder auf.

Erstens: zu viele Funktionen. TickTick packt Habit-Tracking, Pomodoro, Kalender und Matrix in eine App. Wer einfach Kundenaufgaben und Deadlines abhaken will, scrollt an Features vorbei, die er nie nutzt — und empfindet das als Ballast statt als Mehrwert (TaskSpot).

Zweitens: die Free-Grenzen. Die kostenlose Version erlaubt maximal 9 Listen, 99 Aufgaben pro Liste und 19 einfache Unteraufgaben. Kalender-Abos und mehrere Kalenderansichten gibt es erst im Premium-Plan für 35,99 $ im Jahr (TickTick-Pricing-Übersicht bei CheckThat.ai). Wer mehrere Kundenprojekte parallel sauber strukturieren will, rennt schnell gegen diese Mauer.

Drittens: der Preis selbst. 35,99 $ jährlich sind im Vergleich günstig — Todoist Pro kostet rund 60 $ im Jahr (Zapier). Aber „günstiger als Todoist" ist kein Argument, wenn du die Hälfte der Funktionen gar nicht anrührst.

Merk dir, in welche Schublade du fällst. Danach richtet sich alles Weitere.

Der Ersatz, wenn du es kostenlos und simpel willst

Du brauchst Listen, Erinnerungen, Unteraufgaben — und sonst nichts. Dann ist TickTick zwei Nummern zu groß.

Microsoft To Do ist hier die naheliegende TickTick-Alternative: komplett kostenlos, unbegrenzt viele Listen und Unteraufgaben, Erinnerungen, Dateianhänge und eine „Mein Tag"-Ansicht, die sich täglich zurücksetzt und dich zwingt, jeden Morgen bewusst zu entscheiden, was heute wirklich raus muss (Microsoft). Plus Zwei-Wege-Sync mit Outlook-Aufgaben. Wenn deine Kundenkommunikation ohnehin über Outlook läuft, gibt es kaum einen Grund, woanders hinzugehen. Der Haken: wenig Charakter, keine echte Kalenderintegration über Outlook hinaus.

Eine zweite, oft übersehene Option ist Zenkit To Do. Die App ist optisch fast eine Kopie von Wunderlist — wer Wunderlist vermisst hat, fühlt sich sofort zu Hause. Kostenlos bekommst du unbegrenzte Listen, Erinnerungen, Unteraufgaben und geteilte Listen, der Anbieter sitzt in Deutschland und hält sich an die DSGVO. Wenn dir Microsoft zu klobig ist, ist das die schlankere, freundlichere Variante mit demselben Grundgedanken: Aufgaben abhaken, fertig.

Wer eine etwas wärmere Oberfläche mag, schaut sich schlanke Tages-Apps an, die nur die heutigen Aufgaben zeigen statt das ganze System. Mehr dazu in unserem Überblick zur besten Tagesplaner-App.

Der Ersatz, wenn du auf Datenschutz und Open Source Wert legst

TickTick synct über Server in den USA, mit Account-Pflicht. Wenn du mit sensiblen Kundendaten arbeitest und das dir gegen den Strich geht, gibt es eine ernstzunehmende Antwort.

Super Productivity ist quelloffen (MIT-Lizenz), kostenlos und sammelt keine Telemetrie. Deine Aufgaben, Notizen und Zeitdaten bleiben auf deinem Gerät, bis du selbst einen Sync über Dropbox, WebDAV oder Nextcloud einrichtest. Es läuft auf Windows, macOS, Linux, Android, iOS und im Browser, die nativen Apps funktionieren komplett offline (Super Productivity).

Dafür bekommst du Task-Management, Zeiterfassung, Timeboxing und Kanban-Boards in einem — eigentlich ersetzt es nicht nur TickTick, sondern auch Toggl und Trello (How-To Geek). Gerade die eingebaute Zeiterfassung ist für Freelancer praktisch, die ihre Stunden ohnehin nach Projekt abrechnen. Der Preis dafür: Es gibt keine Zusammenarbeit. Ohne Cloud-Backend sind geteilte Listen oder Echtzeit-Kollaboration nicht möglich. Solo-Tool, ganz bewusst.

Der Ersatz, wenn du im Apple-Universum lebst

Du arbeitest auf iPhone, iPad und Mac und willst etwas, das sich richtig wertig anfühlt? Dann ist Things 3 die naheliegende Wahl.

Things verzichtet auf Abos. Du kaufst einmalig: macOS rund 50 $, iPhone rund 10 $, iPad rund 20 $ — zusammen etwa 80 $ für die ganze Suite (Cultured Code). Klingt happig, ist über Jahre aber günstiger als jedes Abo und für Selbstständige obendrein als Betriebsausgabe absetzbar. Dafür bekommst du eine der aufgeräumtesten Aufgaben-Oberflächen, die es gibt. Der Nachteil ist offensichtlich: Things gibt es nur auf Apple-Geräten. Android-Nutzer und Teams sind raus.

Der Ersatz, wenn der Kalender im Mittelpunkt steht

Ein Punkt, der bei TickTick viele ärgert: Die Kalenderansicht und das Synchronisieren mit Google Calendar gibt es nur im Premium-Plan. Wer seinen Tag stark über den Kalender plant — Kundentermine, Calls, Deadlines —, will das nicht hinter einer Bezahlschranke.

Hier lohnt ein Blick auf Routine. Die App stellt den Tagesplan in den Mittelpunkt: Aufgaben und Kalendereinträge liegen nebeneinander auf derselben Zeitleiste, du ziehst To-dos per Drag-and-drop in freie Lücken zwischen den Terminen. Die Anbindung an Google Calendar läuft in beide Richtungen — was du in Routine planst, taucht im Kalender auf und umgekehrt. Für alle, deren Tag aus Terminen und Aufgaben gleichzeitig besteht, ist das ehrlicher abgebildet als in einer reinen Liste.

Wer keine neue App will, sondern eine Methode: Das Nebeneinander von Terminen und Aufgaben ist im Kern nichts anderes als Time Blocking. Wie das ohne Spezial-Tool funktioniert, steht im Artikel zur Tages- und Wochenplanung, die im Alltag hält.

Der Ersatz, wenn ihr im Team arbeitet

TickTick kann geteilte Listen, ist aber im Kern für Einzelpersonen gebaut. Sobald mehrere an denselben Kundenprojekten hängen, fehlen Zuständigkeiten, Kommentare und ein Überblick, wer woran sitzt.

Todoist deckt den leichten Team-Fall am saubersten ab: gemeinsame Projekte, zugewiesene Aufgaben, Kommentare direkt am To-do. Für eine kleine Agentur oder ein Freelancer-Duo reicht das oft. Wer mehr will — Boards, Abhängigkeiten, größere Projekte — landet schnell bei Asana, Trello oder Notion. Aber Vorsicht: Das sind keine schlanken TickTick-Ersätze mehr, sondern eigene Welten mit eigenem Einrichtungsaufwand. Für drei Aufgaben am Tag baust du dir damit ein zweites Vollzeit-Projekt.

Die ehrliche Faustregel: Brauchst du nur ab und zu eine geteilte Liste mit einem Subunternehmer oder der freien Mitarbeiterin, ist ein Schwergewicht überdimensioniert. Wer dagegen mehrere Projekte parallel mit festen Zuständigkeiten fährt, wird mit TickTicks geteilten Listen irgendwann unglücklich — dort fehlt schlicht die Struktur, um nachzuhalten, wer was bis wann erledigt. Wann sich was lohnt, sortiert der Überblick zur gemeinsamen To-do-Liste für Familie und Team.

Der Ersatz, wenn du mehr KI und Erfassungstempo willst

Manche wollen weg von TickTick, weil ihnen die Eingabe zu langsam ist. Wenn dir zwischen zwei Kundenterminen drei neue Aufgaben einfallen, zählt jede Sekunde bis sie erfasst sind. Genau da hat sich seit 2025 viel getan.

Todoist hat bei KI klar die Nase vorn: Es zerlegt große Aufgaben in kleinere Schritte, schlägt Verbesserungen vor und nimmt per Spracheingabe („Ramble") frei formulierte Gedanken auf. Die natürliche Spracheingabe versteht „Kunde anrufen jeden zweiten Freitag um 10 Uhr" und zieht Datum, Wiederholung und Priorität automatisch raus (Morgen). Todoist Pro kostet allerdings rund 60 $ im Jahr — nach der Preiserhöhung von Ende 2025 (alfred_). Und die Free-Version deckelt dich bei 5 Projekten, was bei mehreren Kunden schnell zu eng wird.

Wenn dein eigentliches Problem aber nicht das Abhaken ist, sondern die schiere Menge an offenen Aufgaben und Projekten, die gleichzeitig auf dich einprasselt — der Moment zwischen zwei Calls, in dem dir zehn Dinge einfallen und du sie loswerden musst, bevor sie im Tagesgeschäft untergehen —, dann ist die Erfassung der Knackpunkt. Genau dafür ist Questlist gebaut: Du sprichst rein, was anliegt, und bekommst sortierte Aufgaben mit Termin, Priorität und Kategorie zurück. Mobile-first, deutsch, ohne dass du dich durch Menüs klickst. Wer tiefer in die Sprach-Erfassung einsteigen will, findet mehr im Artikel über KI-Aufgabenplaner und Voice-to-Task.

So findest du deinen TickTick-Ersatz in fünf Schritten

Nicht jede App passt zu jedem Arbeitsalltag. Diese Reihenfolge spart dir das wahllose Ausprobieren:

1. Notier den echten Grund. Zu viele Features, Free-Grenzen, Preis, Datenschutz oder fehlender Kalender — schreib auf, was dich konkret stört. Ohne diesen Satz suchst du im Nebel.
2. Streich, was du nie benutzt. Pomodoro, Habits, Matrix — wenn du davon nichts angerührt hast, brauchst du keine App, die es mitschleppt.
3. Prüf deine Geräte. Nur Apple? Things wird interessant. Gemischt oder Android? Dann fällt es raus.
4. Teste mit echten Aufgaben. Wirf eine ganze Woche echter Kundenaufgaben und Deadlines rein, keine Spieldaten. Erst dann merkst du, ob die Eingabe im Tagesgeschäft nervt.
5. Gib der App sieben Tage. Jede neue Oberfläche fühlt sich anfangs fremd an. Urteile nicht am ersten Tag.

Wer beim Aussortieren grundsätzlich ins Stocken gerät, dem hilft eher Methode als Tool. Die Eisenhower-Matrix zum Priorisieren funktioniert in jeder App — auch in der, die du gerade schon hast.

FAQ

Ist TickTick oder Todoist besser? Kommt drauf an. TickTick bündelt mehr Werkzeuge in einer App (Pomodoro, Habits, Matrix, Kalender) und ist mit 35,99 $ im Jahr günstiger. Todoist hat die stärkere KI, die bessere Zusammenarbeit im Team und die schärfere natürliche Spracheingabe, kostet aber rund 60 $ jährlich (Zapier).

Gibt es einen wirklich kostenlosen TickTick-Ersatz? Ja. Microsoft To Do ist komplett kostenlos mit unbegrenzten Listen und Unteraufgaben. Zenkit To Do ebenfalls, mit Sitz in Deutschland. Super Productivity ist quelloffen und dauerhaft gratis — dafür ohne Team-Funktionen.

Welche App ersetzt TickTick ohne den ganzen Feature-Ballast? Microsoft To Do, Zenkit To Do oder eine schlanke Tagesplaner-App, wenn du nur Listen und Erinnerungen brauchst. Alle verzichten bewusst auf Habit-Tracker und Pomodoro.

Gibt es eine TickTick-Alternative mit kostenloser Kalenderansicht? Bei TickTick steckt die Kalenderansicht samt Google-Calendar-Sync im Premium-Plan. Apps wie Routine stellen die Zeitleiste aus Terminen und Aufgaben von Anfang an in den Mittelpunkt und binden Google Calendar in beide Richtungen ein — ohne dass das ein Bezahl-Feature wäre.

Welche Alternative passt für Teams? Für gemeinsame Projekte mit zugewiesenen Aufgaben und Kommentaren reicht oft Todoist. Wer Boards und Abhängigkeiten braucht, schaut auf Asana, Trello oder Notion — die sind aber kein schlanker Ersatz mehr, sondern eigene Projektwelten mit Einrichtungsaufwand.

Kann ich meine TickTick-Aufgaben mitnehmen? TickTick exportiert Listen als CSV oder Backup-Datei. Die meisten Alternativen importieren CSV. Plane aber ein, Unteraufgaben und Wiederholungen nach dem Import kurz zu prüfen — die übertragen sich nicht immer sauber.

Kurz gesagt

Es gibt keine beste TickTick-Alternative, nur die passende zu deinem Grund. Willst du simpel und gratis: Microsoft To Do oder Zenkit To Do. Datenschutz: Super Productivity. Apple und wertig: Things 3. Kalender im Zentrum: Routine. Team: Todoist. Mehr KI und Tempo: Todoist — oder, wenn dein Engpass das Erfassen ist und nicht das Verwalten, eine App, die dir das Sortieren abnimmt, während du noch redest.